จากการศึกษาวิจัยด้านพฤติกรรมมนุษย์ที่มีต่อการทำงานในปัจจุบันพบว่า หลาย ๆ สิ่งได้เปลี่ยนไปอย่างมากจากอดีต และนี่คือ 10 สิ่งที่คุณควรรู้ ก่อนจะออกแบบสร้างออฟฟิศของคุณ
ประเทศใหญ่ ๆ หลายแห่งรวมถึงสหรัฐฯ, จีน, ญี่ปุ่น, เยอรมัน และอิตาลี จะเผชิญกับการขาดแคลนบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ เนื่องจากประชากรวัยแรงงานมีอัตราการเติบโตที่ลดลง ทำให้องค์กรจำต้องดึงดูดคนเก่ง ๆ และรักษาพวกเขาไว้ให้ได้ การมีออฟฟิศที่น่าทำงาน สามารถตอบสนอง need และ want ของคนเหล่านั้นได้ การสร้างออฟฟิศที่มีชีวิตชีวาจึงเป็นกลยุทธ์หนึ่งในการสรรหาและรักษาบุคคลที่มีศักยภาพไว้ได้ นอกจากนี้ความยืดหยุ่น รวมถึงทางเลือกที่จะทำงานที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดึงดูดคนรุ่นใหม่ที่มีศักยภาพสูง
ความผูกพันของพนักงาน คือ การเสริมสร้างให้บุคลากรภายในองค์กรให้มีระดับความเป็นเจ้าของหรือความมีส่วนร่วม ในองค์กรให้สูงขึ้น เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ จากผลสำรวจพบว่า พนักงานที่มีความผูกพันกับองค์กร จะสร้างผลลัพธ์ทางการเงินได้มากกว่าพนักงานปกติสูงถึง 20 % พนักงานเหล่านี้จะมีความรู้สึกอยากอุทิศตน และโฟกัสไปกับการสร้างมูลค่าให้กับองค์กร ในทางกลับกัน หากมีพนักงานที่ไม่มีความรู้สึกผูกพันกับองค์กร ที่มีความคิดลบ หรือกระทั่งมีความรู้สึกเป็นศัตรูกับองค์กร เทียบกับพนักงานที่มีความผูกพันกับองค์กร มากกว่าหรือใครเคียงอัตราส่วน 2 ต่อ 1 สามารถทำให้อัตราการลาออกของพนักงานเพิ่มขึ้นสูงถึง 30-50% ออฟฟิศสามารถสร้างสภาพแวดล้อมสร้างความผูกพันของพนักงานได้ด้วยการสื่อสารที่สนับสนุนผลงานของบุคลากรเป็นรายบุคคลหรือเป็นทีม มีการประกาศเป้าหมายขององค์กรอย่างชัดเจน รวมถึงการสร้างสถานที่ทำงานให้เอื้อต่อการทำงาน ซึ่งการออกแบบสถานที่ทำงานให้น่าทำงานนั้นถือเป็นโอกาสที่ดีมากต่อการสร้างความผูกพันของพนักงานที่มีต่อองค์กร
ในความเป็นจริงแล้ว ไม่ว่าจะสมัยไหน 1/3 ของ Knowledge Workers (แรงงานที่ใช้ความรู้ทำงานมากกว่าใช้แรงงาน) นั้น สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ มีเพียง 30 - 40 % ที่จำเป็นต้องทำงานในสถานที่ทำงานจริง ๆ เท่านั้น การทำงานในโลกปัจจุบันนั้น การเคลื่อนย้ายได้อย่างสะดวกคล่องตัวเป็นเรื่องสำคัญ นอกจากนี้ปัจจุบันยังมีเทคโนโลยีมากมายที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานที่ไหนเมื่อไหร่ก็ได้ ไม่ว่าจะอยู่บนเครื่องบิน, โรงแรม, ไซต์งานลูกค้า หรือที่บ้าน ในสถานที่ทำงานด้วยเช่นกัน อาจจะมี Touchdown Space (พื้นที่ส่วนกลางที่ดูสบาย ๆ ไม่เป็นทางการ) สำหรับพนักงานที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานนอกออฟฟิศ (ไม่ต้องมีโต๊ะประจำไปเลย) หรือใช้เพื่อพบปะกันระหว่างพนักงาน หรือแม้กระทั่งพบปะลูกค้า
การทำงานที่ยืดหยุ่น คือ การอนุญาตให้พนักงานสามารถเลือกทำงานได้ไม่ว่าจะที่ไหน เมื่อไหร่และอย่างไร โดยทั่วไปจะได้รับผลลัพธ์ที่ดี โดยจากผลสำรวจ
จะเห็นได้ว่า การทำงานที่ยืดหยุ่นได้นั้น มีผลต่อความรู้สึกผูกพันและความพึงพอใจอย่างมาก
เนื่องจากลักษณะการทำงานในวันนี้นั้นซับซ้อนและยากจะคาดการณ์ได้ เฟอร์นิเจอร์หรือสิ่งอำนวยความสะดวกทั่ว ๆ ไปในออฟฟิศ ใช่ว่าจะตอบสนองความต้องการใช้งานของ Knowledge Workers ออฟฟิศดีไซเนอร์จึงควรจัดพื้นที่สำหรับการทำกิจกรรมแบบเปิดกว้างไว้ด้วย เพื่อรองรับกิจกรรมที่อะไรก็ได้ที่อาจไม่คาดคิดมาก่อน
จากงานวิจัย ปัจจัยต่าง ๆ ในอาคารสำนักงานมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมเพิ่มมากขึ้นถึงร้อยละ 12.5 หรือลดลงได้ถึงร้อยละ 17 นั่นคือการแกว่งถึง 30 เปอร์เซ็นต์ระหว่างประสิทธิภาพของพนักงานที่ทำงานในอาคารสำนักงานที่ดีที่สุดและเลวร้ายที่สุดในโลก ที่น่าสนใจยิ่งไปกว่านั้น ปัจจัยเดียวกันสามารถเป็นได้ทั้งตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหรือขัดขวางก็ได้ เสียงบางอย่าง สามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงานออฟฟิศที่ทำงานแบบรูทีนหรือระดับผู้บริหารได้ แต่เสียงเดียวกันกลับทำให้ให้เสียสมาธิอย่างมากเมื่อพนักงานกำลังทำการวิจัยหรืองานเขียนที่ต้องใช้สมาธิจดจ่อกับงานสูง นอกจากนี้ยังมีอีกหลายปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน เช่น แสงสว่าง, อุณหภูมิ, คุณภาพของอากาศ, แสงจากธรรมชาติรอบ ๆ รวมถึงบรรยากาศของสถานที่ทำงาน
แสงในที่ทำงานที่สบายตาขึ้น (ทั้งแสงธรรมชาติและแสงประดิษฐ์) ช่วยให้การขาดลางานลดลงถึง 15% นอกจากนี้ยังมีงานวิจัยอื่น ๆ อีกว่าการจัดแสงไฟให้อยู่ในระดับ Optimum Lighting Levels (การจัดแสงไฟให้อยู่ในระดับเหมาะสมกับสถานการณ์นั้นที่สุด) ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ 2.8 ถึง 20% การออกแบบห้องให้ได้รับแสงแดดธรรมชาติอย่างเหมาะสม จะส่งผลดีต่อผู้ที่ทำงานในห้องนั้นอย่างแน่นอน
ผู้คนมักมองหาสถานที่เงียบ ๆ เพื่อทำงาน แต่ความจริงแล้ว ที่เงียบที่สุดไม่ได้ช่วยให้มีประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด ในสภาพแวดล้อมที่มีเสียง White Noise (เสียงที่ราบเรียบ มีความถี่สม่ำเสมอ เช่น เสียงพัดลม เสียงฝน เสียงลมพัดใบไม้ เสียง เครื่องดูดฝุ่น เสียงไมโครเวฟ ฯลฯ) ที่เหมาะสม คืออยู่ในช่วงไม่เกิน 50 เดซิเบล จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้สูงถึง 38% ในงานทั่ว ๆ ไป และ 27% ในงานที่ซับซ้อน ซึ่งเสียงเหล่านี้ยังช่วยลดเสียงรบกวนอื่น ๆ ที่เราไม่ต้องการอีกด้วย
การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน 2 ถึง 5 เปอร์เซ็นต์สามารถลดค่าใช้จ่ายได้ 4 เปอร์เซ็นต์ ของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน แม้ว่าการออกแบบและก่อสร้างอาคารจะเป็นต้นทุนที่สำคัญ แต่เมื่อเทียบกับต้นทุนที่ต้องเสียไปกับพนักงานที่ไม่ได้กระตือรือร้น, สุขภาพไม่ดี หรือทำงานไม่มีประสิทธิภาพนั้น การลงทุนกับคนจึงมีความสำคัญไม่แพ้กัน
การศึกษาเปรียบเทียบโดย บริษัท วิจัย Prosci พบว่าที่ทำงานที่มีจัดการกับความเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพจะมีโอกาสบรรลุเป้าหมายขององค์กรหรือประสบความสำเร็จได้มากกว่าองค์กรที่จัดการไม่ดีถึงหกเท่า หากคุณได้รับซอฟต์แวร์ชิ้นใหม่ โดยไม่มีคู่มือการใช้งาน คุณจะสามารถใช้ประโยชน์มันได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดหรือไม่? คำตอบก็คงจะไม่.. เช่นเดียวกับที่ทำงานใหม่ เมื่อพนักงานต้องย้ายเข้าไปอยู่ในสำนักงานใหม่ ต้องพบกับเฟอร์นิเจอร์หรืออุปกรณ์ใหม่ ๆ ที่ไม่เคยใช้ พวกเขาควรได้รับการอธิบาย และสอนการใช้งานในส่วนต่าง ๆ รวมถึงได้รับการอธิบายกฏระเบียบอย่างละเอียด เราควรให้ความสำคัญกับเรื่องพวกนี้เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน
