ความยุ่งเหยิงก่อให้เกิดความรำคาญและส่งผลไม่ดีนักสำหรับธุรกิจ เพราะความวุ่นวายที่เพิ่มขึ้นเท่ากับผลกำไรที่ลดลง เพราะจะทำห้คุณเสียเวลากับการจัดการที่ซับซ้อนและไม่เป็นเรื่อง การจัดการสำนักงานที่ดีสามารถใช้ควบคุมความยุ่งเหยิงในธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้
1.กิจวัตรการจัดการสำนักงานต้องมี
หากคุณต้องการจัดระเบียบให้การทำงานต่างๆ เป็นไปได้อย่างราบรื่น ควรกำหนดกิจวัตรสำหรับการจัดการเอกสารและระบบของสำนักงาน เช่น ควรจัดการกับกระดาษทุกแผ่นที่เข้ามาในสำนักงานของคุณแบบ ครั้งต่อครั้ง ดำเนินการทันที และส่งต่อยังฝ่ายต่อไป ไม่ควรซ้อนกันบนโต๊ะจนกลายเป็นกองใหญ่ ซึ่งจะทำให้งานพอกพูน
.
ระบบสำนักงาน ได้แก่ เดสก์ท็อป แล็ปท็อป เซิร์ฟเวอร์ไฟล์ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน และอุปกรณ์พกพา จะต้องมีขั้นตอนการจัดการทั้งเวลาการใช้งานที่เป็นปกติหรือเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น เมื่อระบบล่มหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ล้มเหลว ต้องมีวิธีแก้ไขอย่างเป็นระบบ
2.กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน
การจัดการสำนักงานที่ดีนั้น คือ การแบ่งหน้าที่อย่างชัดเจน คนในองค์กรต้องรู้ใครเป็นผู้รับผิดชอบสิ่งไหน -รู้ว่าใครต้องทำอะไร เมื่อไหร่ เช่น งานจัดซื้อของใช้สำนักงาน จะเป็นอย่างไรถ้าใครจะซื้อของเข้าสำนักงานเมื่อไหร่ก็ได้ แน่นอนว่าเกิดความวุ่นวายแน่ ดังนั้นจึงควรกำหนดให้มีเพียงบุคคลเดียวรับผิดชอบการสั่งซื้ออุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองทั้งหมดเพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่น เป็นต้น
3.บันทึกและอัพเดทข้อมูลเสมอ
บันทึกและอัปเดตข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเสมอ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณได้ลูกค้าใหม่ ควรป้อนข้อมูลเข้าสู่รับฐานข้อมูลของบริษัทโดยทันที จากนั้นถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกค้าที่เกิดจากการเจรจาธุรกิจให้เข้าไปอัปเดตข้อมูลด้วย จะทำให้การทำงานง่ายขึ้น และคนที่ทำงานต่อจากคุณไม่สับสน
4.ใช้เวลาเดินสำรวจให้ทั่วทั้งสำนักงาน
ให้สังเกตสิ่งต่อไปนี้ เมื่อคุณเดินเข้าไปในสำนักงานคุณต้องหลบเลี่ยงสิ่งกีดขวางหรือเสี่ยงที่จะสะดุดสิ่งของต่างๆ หรือไม่? เมื่อคุณนั่งลงที่โต๊ะคุณสามารถทำงานได้อย่างสะดวกสบายหรือไม่ มีการจัดวางสิ่งของเพื่อให้ใช้งานได้อย่างสะดวกหรือไม่ เนื่องจากมีหลายสิ่งหลายอย่างแออัดอยู่ในสำนักงานตั้งแต่ตู้เก็บเอกสารจนถึงเครื่องพิมพ์ การจัดการสำนักงานจึงต้องทำให้ทุกอย่างในสำนักงานใช้ประสิทธิภาพได้สูงสุดและมีความปลอดภัยที่สุด
5.กำหนดตารางงานที่น่าเบื่อ
เป็นไปไม่ได้ที่จะตัดสิ่งที่น่าเบื่อในธุรกิจ เช่น การจัดเก็บเอกสาร การจัดส่งสินค้าและการรับ หรือการทำบัญชี เพราะสิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่สำนักงานทุกแห่งต้องทำหากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องทำสิ่งเหล่านี้ด้วยตัวเอง ควรกำหนดตารางเวลาและบังคับตัวเองให้ทำให้ได้ตามตาราง แล้วมันจะกลายเป็นนิสัยการบริหารสำนักงานที่ดีติดตัวคุณ
6.การมอบหมายงาน และหา outsource
ในโลกที่สมบูรณ์แบบทุกคนจะมีเวลามากมายสำหรับการทำงาน และทำออกมาได้ดี ซึ่งอาจเป็นเพียงความฝัน แต่เนื่องจากโลกความจริงไม่ได้สมบูรณ์แบบอย่างนั้น ผู้คนจำนวนมากเลือกที่จะทำในสิ่งที่พวกเขาไม่มีเวลาเพียงพอ หรือพรสวรรค์มากพอที่จะทำได้ดี การมอบหมายงานที่เหมาะสมกับคน และการหาเอาท์ซอร์สที่ทำงานให้คุณได้ตามความต้องการ ไม่เพียงแต่สามารถพัฒนาสำนักงานธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ยังสิ่งที่สำคัญกว่าเพื่อพัฒนาความสามารถของคุณได้เช่นกัน
7.การวางแผนธุรกิจ
เคยสงสัยไหมว่า เจ้าของธุรกิจบางคนใช้เวลาทั้งวันในการทำงานและทำสิ่งอื่นๆ อีกมากมาย ทำไมพวกเขาถึงยังหมุนวงล้อธุรกิจได้ การวางแผนธุรกิจเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการสำนักงานที่ดีและต้องทำให้เป็นส่วนหนึ่งขอการจัดการสำนักงานประจำวันของคุณ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จมักให้ความสำคัญกับการวางแผนธุรกิจและมักจะมีการประชุมการวางแผนธุรกิจเป็นประจำวัน เพื่อกำหนดเป้าหมายและการเติบโต
.
อย่าปล่อยให้ความยุ่งเหยิงในสำนักงานทำให้ธุรกิจของคุณสะดุด อย่าเสียเวลาไปกับการเดินสะดุดเก้าอี้ การจัดการสำนักงานที่ไม่รู้จุดหมาย ควรรีบหาจุดบกพร่องและเร่งแก้ไข เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่น
คุยกันต่อได้ที่
Facebook : Perfect working solution
Youtube : PERFECT Group
Blog : Perfect Working Solution
กรอกข้อมูลเพื่อรับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ กับ Perfect working solution ได้ที่นี่ คลิก
